HubSpot

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Vous pouvez synchroniser plusieurs objets depuis HubSpot : des clients, des contacts, les informations liées au contrat, des interactions, notes et commentaires.

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Pour mettre en place la synchronisation, rdv sur https://app.skalin.io/#/integration/hubspot (opens new window) puis cliquez sur le bouton "Me connecter" et saisissez vos identifiants dans la fenêtre qui s'ouvre.

Autorisation

Vous devez avoir le statut de Super-Admin HubSpot pour effectuer cette opération.

Pour synchroniser un élément, vous avez le choix entre plusieurs modes de synchronisation :

• En entrée uniquement : dans ce cas, seul votre CRM peut mettre à jour des informations dans Skalin. Si vous mettez à jour une information dans Skalin, celle-ci ne remontera pas dans votre CRM. Objets concernés : clients, contacts, contrats, interactions.
• Dans les 2 sens : un changement sur votre CRM met à jour Skalin, et inversement. Objets concernés : customers, contacts, interactions.
• En sortie uniquement : seul Skalin renvoie de l'information dans le CRM. Objets concernés : interactions.
• Désactivé : l'objet concerné n'est pas synchronisé.

Conseil

Pour la synchronisation initiale, il est conseillé de rester en "En entrée uniquement". Une fois vos données synchronisées, vous pouvez passer en "Dans les 2 sens" pour que chaque changement depuis Skalin mette à jour votre CRM et inversement.

Synchronisation des comptes

Pour HubSpot, Skalin synchronise par défaut l'ensemble des comptes dont le "Customer Lifestage" (ou "Cycle de vie du client" sur la version FR) au niveau de HubSpot est égal à "Customer" ou "Evangelist" ("Client" ou "Evangéliste" sur la version FR).

Vous pouvez filtrer les comptes à synchroniser au niveau des options avancées - voir plus bas au niveau des paramètres avancés.

Conseil

Avant de mettre en place la synchronisation, vérifiez que cette information est à jour dans HubSpot. Généralement les clients sont bien flaggués comme tel - cela repose sur un comportement natif HubSpot lorsqu'une opportunité est gagnée, en revanche il est possible que d'anciens clients aient conservé ce statut. Pensez à le mettre à jour !

Vous devez ensuite faire correspondre les informations attendues avec les champs concernés dans HubSpot :

• refId du client (Customer ID) : l'idéal est d'utiliser un identifiant de compte commun à tous vos systèmes, si vous en avez un. Sinon, conservez l'ID CRM par défaut.
• CSM propriétaire : généralement le CSM en charge du compte n'est pas le propriétaire du compte au niveau du CRM. Vous pouvez donc pointer vers le champ correspondant.
• Phase du client : correspond à la phase du cycle de vie du client - ou stage pour Skalin.
• Profil de score de santé du client : correspond au segment de client - ou Healthscore profile pour Skalin.

Cliquez sur "Afficher plus de paramètres" pour accéder aux options avancées :

• Passer en churn les clients qui ne sont plus présents dans les companies d'HubSpot à synchroniser
  Lorsque l'option est activée, Skalin passe automatiquement en churn un compte qui ne correspond plus au "Customer Lifestage" = "Customer" ou "Evangelist". Note : les clients avec un stage = churn ne sont pas supprimés et restent accessibles depuis Skalin.
• Synchroniser les relations parents / enfants
  En cochant cette option, vous conservez la relation entre un compte parent et ses enfants déjà présente dans HubSpot. (par exemple un groupe et ses filiales). Sinon, tous les comptes seront synchronisés mais au même niveau. A noter que Skalin supporte une hiérarchie à deux niveaux maximum.
• Nom de domaine du client : correspond à la valeur site web de HubSpot par défaut, vous pouvez modifier la correspondance si besoin.
• Synchronisation de tags client : sélectionnez les tags Skalin à synchroniser avec des champs Hubspot puis les champs Hubspot correspondants.
• Synchronisation de champs personnalisés : liez les champs personnalisés Skalin avec ceux d’HubSpot.
• Champs de fusion client : identifie un client pré-existant. Décochez le nom de domaine par exemple si vos clients n'ont pas de site Internet et sont rattachés à un domaine générique dans HubSpot type Gmail.
• Champs de filtrage des clients à synchroniser : indiquez la valeur correspondant aux comptes que vous voulez synchroniser (ex synchro Skalin = oui)

Synchronisation des contacts

Skalin va synchroniser tous les contacts liés aux comptes dont le "Customer Lifestage" au niveau de HubSpot est égal à "Customer" ou "Evangelist".

Il ne vous reste plus qu'à faire correspondre les informations attendues avec les champs concernés dans HubSpot ("Buying role" notamment) :

• Ref ID du contact : identifiant commun à tous les systèmes si possible, sinon ID CRM par défaut.
• Tag Champion : permet de faire correspondre le Tag "Champion" dans Skalin avec un champ présent dans votre CRM (ici : buying role = champion).
• Tag Sponsor : permet de faire correspondre le Tag "Sponsor" dans Skalin avec un champ présent dans votre CRM.
• Tag Key user : permet de faire correspondre le Tag "Key user" dans Skalin avec un champ présent dans votre CRM.
• Tag End user : permet de faire correspondre le Tag "End user" dans Skalin avec un champ présent dans votre CRM.

Synchronisation des contrats

La synchronisation est "Désactivée" par défaut. Pour l'activer, sélectionnez "En entrée seulement" puis choisissez l'objet HubSpot correspondant (souvent l'opportunité ou le compte).

Pour les opportunités, Skalin prendra par défaut l'ensemble des opportunités gagnées, liées aux comptes synchronisés (cf. étape 1 plus haut), dans le ou les pipelines sélectionnés.

Vous devez ensuite faire correspondre les informations attendues avec les champs concernés dans HubSpot (les champs suivis d’un * sont obligatoires) :

• Nom du plan (facultatif) : à faire correspondre avec le nom de l'offre ou du plan souscrit.
• Format de revenu récurrent (MRR ou ARR) * : indique si les montants sont exprimés en MRR ou en ARR dans votre CRM.
• Champ contenant le MRR * : à faire correspondre avec le champ correspondant au montant du contrat, exprimé en MRR ou en ARR comme précisé au point précédent. Pour les opportunités, c'est le montant de l'opportunité qui est sélectionné par défaut.
• Frais supplémentaires (facultatif) : (aussi appelés One-time fees) à faire correspondre avec le champ correspondant aux frais de setup, si vous êtes concerné.
• Date de début du contrat : à faire correspondre avec la date de démarrage du contrat. Le plus souvent, la date de démarrage diffère de la date de clôture de l'opportunité.

Viennent ensuite les informations liées à la fin de contrat et au préavis éventuel. Ces informations peuvent être exprimées de 3 façons différentes :

• Durée : indique une période (ex. 12 mois) constituée d'une valeur (ex. "12") et d'un intervalle (ex. "mois").
• Date : indique une date de fin (ex. 31/12/2024)
• Manuel : valeur fixe, par exemple préavis de 3 mois. Par exemple, si vous savez que votre préavis est systématiquement de 3 mois, vous pouvez forcer cette valeur par défaut.

Enfin, indiquez s’il y a une reconduction tacite. Trois options :

• Considérer qu’il s’agit d’une reconduction tacite dès lors qu’un préavis ou un délai de préavis est mentionné au niveau du CRM.
• Faire correspondre à une valeur spécifique dans le CRM.
• Forcer une valeur par défaut : toujours oui / toujours non.

Synchronisation des interactions

Choisissez ensuite si vous souhaitez synchroniser les interactions logguées sur vos différents systèmes : Emails, Meetings, Calls, Notes.
Si vous sélectionnez "Dans les 2 sens" ou "En sortie uniquement", seules les interactions saisies dans Skalin manuellement remonteront dans votre CRM.

Remontée de données de Skalin vers HubSpot

Vous pouvez remonter le Healthscore et le CSM Pulse dans votre CRM HubSpot.

Si vous activez l'option, Skalin créera automatiquement deux champs custom dans HubSpot : Skalin CSM Pulse et Skalin Healthscore.