Contrats

Contrats

Cette page couvre deux aspects clés des contrats dans Skalin : le cycle de vie d'un contrat (création, modification, renouvellement) et les différents statuts qu'un contrat peut prendre au fil du temps.

• Création d'un contrat
• Modification d'un contrat
• Upsell et downsell
• Services professionnels et frais ponctuels
• Fin de contrat et renouvellement
• Retrouver l'origine d'une ligne de contrat
• Règles de matching en cas de changement de source de données
• Les statuts de contrat
• Aller plus loin : automatisation via l'API

Info

Tout contrat en statut EN ATTENTE apparaîtra dans la page Mes actions.

Création d'un contrat

Pour créer un nouveau contrat, il vous suffira d'aller dans l'onglet Clients > Contrats et de sélectionner Créer un nouveau contrat.

Par défaut, un contrat sera créé avec le statut ACTIF ou VALIDÉ, cela dépend de la date de début. Il est tout à fait possible, lors de la création, de lui attribuer le statut EN ATTENTE.

Avertissement

Un statut autre que ACTIF ou VALIDÉ peut engendrer des disparitions de MRR et de statistiques dans certains rapports.

Modification d'un contrat

Il est possible de modifier le contrat de deux manières : soit par la fenêtre de détails, représentée par un œil, soit directement dans le tableau.

Si le contrat a été créé par un système intégré avec Skalin (Hubspot, Salesforce, Stripe etc.), alors votre modification risque d'être annulée lors de la prochaine synchronisation, car la source externe a la main sur les valeurs. Il vaut mieux dans ce cas modifier le contrat dans cet outil externe à Skalin.

Note

Les champs ne sont pas tous modifiables depuis le tableau.

Upsell et downsell

Si un client fait un upsell avant la fin de son contrat, il est recommandé de créer une ligne de contrat additionnelle contenant le montant supplémentaire, avec une durée allant jusqu'à la fin du contrat initial. Cette méthode est recommandée par rapport au fait de modifier le montant du contrat initial, car dans ce cas on perdrait l'information qu'il y a eu une hausse du MRR à partir d'une date donnée. A la fin du contrat, une nouvelle ligne avec un montant de MRR total (montant initial + upsell) pourra être créée.

En cas de downsell, même logique, si on ne veut pas perdre l'information de la date précise du downsell, il est recommandé de modifier la date de fin du contrat en cours et de créer un nouveau contrat avec le nouveau montant.

Services professionnels et frais ponctuels

Il est possible dans Skalin de créer des lignes de contrats correspondant à des frais ponctuels (services professionnels, one-time fees) facturés aux clients. Ces contrats n'étant pas récurrents, ils ne sont pas intégrés au MRR ou à l'ARR, et ne sont donc pas pris en compte dans la vue des Renouvellements ni dans le rapport MRR. Ils peuvent néanmoins être utiles pour analyser les revenus ponctuels ou disposer d'une vision complète des montants facturés à un client donné.

Ces lignes peuvent être créées manuellement dans Skalin ou depuis un CRM tel que HubSpot. Dans ce dernier cas, il faut indiquer dans la configuration du connecteur quel champ contient le montant des frais ponctuels — ce champ doit être différent de celui utilisé pour le MRR ou l'ARR. Lors de la création d'une ligne ne comportant que des frais ponctuels, il est nécessaire d'indiquer 0 dans le champ MRR/ARR.

Fin de contrat et renouvellement

Quand un contrat se termine, cela signifie que la date de fin a été dépassée. Si le statut était ACTIF ou VALIDÉ, le statut passera automatiquement à TERMINÉ.

La gestion des renouvellements des contrats peut être faite dans Skalin ou bien dans votre outil de facturation ou votre CRM (dans ce dernier cas, le paramètre dans Général > Paramètres contrats > Création auto-renouvellement sera décoché).

Si Skalin gère le renouvellement des contrats et que le contrat terminé avait un renouvellement automatique, alors le statut du nouveau contrat sera :

• EN ATTENTE (à valider dans Mes Actions) si le paramètre contrat dans Paramètres > Général est "Manuel"
• ACTIF si le paramètre contrat dans Paramètres > Général est "Automatique".

Ce paramètre est disponible dans Général > Paramètres contrats

Vous pouvez également choisir de renouveler un contrat à la main (s'il n'a pas de reconduction tacite et que vous avez eu l'accord du client par exemple), en cliquant sur le bouton Renouvellement, présent dans l'onglet Contrats d'un client, ou dans la vue des Renouvellements. Skalin pré-remplit la fiche d'un nouveau contrat qui reprend la même durée, le même plan et le même montant que le contrat précédent.

Ce bouton n'est pas disponible lorsqu'un contrat de type "renewal" existe déjà, basé sur le contrat que vous voyez.

Note

Si un contrat est supprimé dans le CRM (ou la source de données pour les contrats), il n'est pas supprimé dans Skalin : il faut le supprimer à la main dans Skalin.

Retrouver l'origine d'une ligne de contrat

Depuis l'onglet Contrats d'un client ou depuis la page Contrats dans les entités, cliquez sur l'icône œil en face d'une ligne de contrat pour accéder à son détail.

Dans ce panneau, le champ Source indique l'origine de la création du contrat :

• UI : le contrat a été créé manuellement par un utilisateur
• SYSTEM : le contrat a été créé automatiquement par Skalin (ex. renouvellement automatique)
• API : le contrat a été créé depuis l'API
• Nom de l'outil (ex. Hubspot, Stripe…) : le contrat a été envoyé par un CRM ou un outil de facturation intégré — la source affiche directement le nom de cet outil

Vous pouvez également y lire la date de création et la date de dernière modification du contrat.

Règles de matching en cas de changement de source de données

Si la source de données des contrats change, par exemple de contrats ajoutés à la main ou via import csv à des contrats importés depuis le CRM ou Stripe, par exemple, voici les règles qui s'appliquent pour faire matcher les contrats et ainsi éviter les doublons (en particulier pour identifier si un contrat existe déjà et donc le modifier avec les données reçues de la nouvelle source de données plutôt que d'en créer un nouveau) :

• on récupère l'agreement avec le même ID que la nouvelle source de données (cela suppose que l'ID du contrat avait bien été ajouté dans l'import initial de données de contrat)
• si on ne trouve pas, on cherche l'agreement avec le même refId (défini par la configuration du connecteur)
• si on ne trouve pas, on cherche un agreement de type RENEW dont la date de début correspond.
• si on ne trouve pas, on cherche un agreement avec le même MRR ou ARR dont la date de début correspond.

Si un match est fait grâce aux options 2 à 4, on enregistre l'ID contrat de la nouvelle source de données dans Skalin pour matcher plus simplement à l'avenir.

Les statuts de contrat

Nom du statut	Description
EN ATTENTE	Le contrat a pu être créé par Skalin parce qu'un contrat avec reconduction tacite avait atteint sa date de préavis. Il est maintenant en attente de validation dans la page "Mes actions". Il ne sera pas pris en compte dans le calcul du MRR tant qu'il n'aura pas été validé. En cas de dépassement de la date de fin, il restera en statut EN ATTENTE.
VALIDÉ	Le contrat est validé mais pas encore commencé. Une fois la date de début atteinte, le contrat passera automatiquement au statut ACTIF. Il sera pris en compte dans le calcul du MRR lorsque sa date de début aura été dépassée.
ACTIF	Le contrat est actif et en cours. En cas de dépassement de la date de fin, il passera automatiquement au statut TERMINÉ. Il est pris en compte dans le calcul du MRR.
SUSPENDU	Le contrat a été suspendu. Le seul moyen de sortir de cet état est une modification manuelle. Il n'est pas pris en compte dans le calcul du MRR.
ANNULÉ	Le contrat a été annulé. Le seul moyen de sortir de cet état est une modification manuelle. Il n'est pas pris en compte dans le calcul du MRR.
TERMINÉ	Le contrat a atteint sa date de fin et est désormais terminé. Il ne sera plus pris en compte dans le calcul du MRR.

Si un contrat est supprimé depuis le CRM ou l'outil de facturation, il n'est pas supprimé de Skalin : il faut le supprimer manuellement.

Aller plus loin : automatisation via l'API

L'API Skalin permet d'automatiser certaines opérations sur les contrats qui ne sont pas couvertes nativement par l'interface. Par exemple, lorsqu'un client passe d'un contrat mensuel à un contrat annuel, il peut être nécessaire de supprimer le contrat mensuel pré-créé par Skalin et de désactiver l'auto-renouvellement sur le dernier contrat mensuel actif — deux actions qui peuvent être orchestrées automatiquement via un outil comme n8n ou Make.

Voir l'exemple complet de workflow n8n →